Proje yönetimi (PM), projelerin başlatılması, planlanması, uygulanması, kontrol edilmesi ve tamamlanması anlamına gelir. Amaç, bir projeyi iyi planlamak ve kontrol etmek, riskleri sınırlamak, fırsatları yakalamak ve proje hedeflerine niteliksel, zamanında ve bütçe dahilinde ulaşmaktır.
Proje yönetimi, proje hedeflerine ulaşmak için bir proje içindeki tüm faaliyetlere bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanması olarak tanımlanır.
Proje Yönetimi Süreçleri ve Aşamaları Nelerdir?
1.) Başlangıç sürecinin bir parçası olarak, bir projenin fizibilitesi, proje planlama ve uygulamasına büyük miktarda çaba harcanmadan önce kontrol edilir. Süreç, bir projeyi uygun şekilde önermek, analiz etmek, doğrulamak, kabaca planlamak, gözden geçirmek ve nihayet bir projeyi onaylamak veya onaylamamak için tüm adımları içerir. Amaç, projeleri yalnızca gerçekten ihtiyaç duyulduğunda, kurumsal stratejiye uygun olduğunda, gerçekçi bir şekilde planlandığında, yeterli kaynağa sahip olduğunda ve ilgili tüm kurumsal bölümler ve departmanlar tarafından desteklendiğinde başlatmaktır. Başlatma sürecinin uygun şekilde yürütülmesi, bir projenin başarı olasılığını artırır.
2) Entegre planlama süreci, sonuç olarak projenin yönetildiği, yürütüldüğü ve kontrol edildiği proje planını sunar. Entegre proje planının oluşturulması için temel olarak, sözde bilgi alanları adım adım planlanır. Bunlar, “Kapsam”, “Zaman”, “İnsan Kaynakları” ve “Tedarikçiler” gibi bilgi alanlarını içerir. İlk entegre planlama, sonraki, yinelemeli planlama sürecinin temelini oluşturur. İlerleyen yineleme adımlarında, daha önce bahsedilen ve “Maliyet”, “Kalite”, “İletişim” gibi ek bilgi alanlarından gelen bilgiler eklenir ve koordine edilir.
3) Proje Planı Yürütme sürecinde proje planı yürütülür ve uygulanır. İş paketleri ekip üyelerine teslim edilir. Proje planının yürütülmesi sırasında teslim edilecek iş ürünleri üretilir. İş paketlerini işlerken proje yöneticisinin görevi ekip üyelerini yeterince desteklemek ve zamanında teslimatı sağlamaktır. Nihayetinde proje yöneticisi proje sonucundan sorumludur.
4) Tüm proje alanlarındaki tüm değişiklikler, entegre değişiklik kontrol sürecinde kontrol edilir. Değişiklik talepleri onaylandıktan sonra gözden geçirilir ve uygulanır. Kontrolsüz bir proje, görmeden araba kullanmak gibidir – kaza kaçınılmazdır. Proje yönetimi, projeyi yolunda tutmak için proje hedeflerini ve mevcut durumu izler. Teslimat tarihlerine, içerik ilerlemesine ve maliyet planlamasına bağlılık sürekli olarak kontrol edilmelidir.
5) Tüm teslimatlar tamamlanır tamamlanmaz, kapatma süreci başlatılabilir. Proje yönetimi, proje çıktılarının kesin kabulünü sağlamak için müşterilerle bir toplantı yapar. Görevlerini tamamlayan proje kaynakları serbest bırakılır ve şimdi tekrar kuruluşun kullanımına sunulur. Çeşitli tedarikçiler tarafından girilen tüm sözleşme taahhütleri resmi olarak feshedilir ve tedarikçilerin performansı proje yöneticisi tarafından değerlendirilir.
BAŞARI HİKAYESİ: PM yöntemlerinin tanıtılması
Projelerin başarılı yönetimi ile bağlantılı olarak grup çapında bağlayıcı proje yönetimi yöntemlerinin tanıtılması:
Yöntemler sadece kağıt üzerinde var olmakla kalmaz, aynı zamanda şirketin DNA’sının bir parçası haline gelir ve kanıtlanabilir faydalar yaratır mı? Müşterimiz projenin başında “Proje yönetimi bir telefon rehberi kadar heyecan verici” diyor. Otomotiv endüstrisindeki en büyük proje organizasyonlarından birinin başkanı, projelerin performansının sürdürülebilir bir şekilde iyileştirilmesi için grup çapında bir proje yönetimi standardı ile koşulları yaratmak istiyor ve buna ihtiyaç duyuyor. Ama aslında çoğu çalışan gibi o da proje yönetimini gerekli bir kötülük olarak görüyor. Proje yönetimi yöntemleri 3 ay içinde mevcuttur. Departmanların süreç modelleriyle, örneğin bilişim teknolojilerinin geliştirme süreçleriyle olan bağlantısına özel önem veriyoruz. İkinci adımda Agile & Scrum için bir cep kılavuzu geliştirilecektir. Müşteriden gelen deneyimli proje yöneticileri, yöntem modüllerini “gözden geçiren” ve bunları kendi kurumsal ortamlarına “ayarlayan” en başından itibaren gemidedir. Rol tabanlı proje yönetimi eğitiminde tüm çalışanlara ve yöneticilere, kendileriyle ilgili yöntemlerin bileşenleri öğretilir. Ancak yöntemlerin pratikte başarılı bir şekilde uygulanmasını sağlamak için “Proje Hizmetleri” olarak adlandırılan konulara odaklanıyoruz. Proje Hizmetleri, proje ekiplerine PM yöntemlerini pratikte uygulamada somut yardım sunar. Hizmetler, proje yönetimini geçici olarak devralmaktan, projeleri kurarken ve planlarken destek yoluyla, kısmen başarılı olan projeleri hızlandırmaya, planlamaya ve uygulamaya koymaya kadar uzanır. Bu sayede ekiplere yöntemlerle başa çıkma konusunda daha fazla güvenlik sağlarken aynı zamanda operasyonel katma değer yaratıyoruz. Üst yönetimin ayakta alkışladığı ilk proje, başarılı bir amiral gemisi projesine dönüşüyor. Müşterimiz bunu asla hayal edemezdi.