Kurumsallaşma, bir işletmenin yapısal ve işlevsel olarak güçlendirilmesi ve profesyonelleştirilmesi sürecidir. Bu süreç, işletmenin sürdürülebilir büyümesini desteklemek, iş süreçlerini iyileştirmek, yönetim ve organizasyon sistemlerini güçlendirmek ve işletmenin uzun vadeli hedeflerine ulaşmasını sağlamak amacıyla gerçekleştirilir.
İşletme, işlevsel tasarımıyla farklı görevleri ve faaliyetleri nasıl yerine getireceğini belirler. İşletme işlevleri (örneğin, üretim, pazarlama, insan kaynakları, finans) belirlenir ve bu işlevler arasındaki ilişkiler ve iş birliği düzenlenir. İşletme, iş süreçlerini verimli bir şekilde yürütebilmek için rolleri, görevleri ve sorumlulukları tanımlar.
Kurumsallaşma sürecinde, etkili bir yönetim ve kontrol sistemi oluşturulur. İşletmenin stratejik hedefleri belirlenir, performans ölçütleri ve izleme mekanizmaları tanımlanır. Bu sayede, işletme performansını değerlendirmek, iyileştirmek ve hedeflere ulaşmak için gerekli adımlar atılır.
Şirketler, mevcut organizasyonlarıyla sorunları olduğu için organizasyonel olarak değişmek isterse veya değiştirmek zorunda kalırsa, şu soru ortaya çıkar: Hangi organizasyon şekli seçilmelidir?
Başka bir soru da şudur: Değişiklik tüm şirketle mi, yoksa satın alma, finans veya insan kaynakları gibi spesifik bir alanla mı ilgili? Yoksa birkaç alan tek bir alanda mı birleştirilmelidir?
Neden Yenilikçi Organizasyon Biçimleri Tasarlanmalıdır?
Hedefin bir sürü organizasyonu, çevik bir organizasyon veya diğer organizasyon biçimleri olup olmadığına bakılmaksızın, şirketler değişmek istiyorsa ve kendilerine iddialı hedefler koymuşlarsa, ancak bunları en iyi şekilde gerçekleştirmek için hangi organizasyon biçimini kullanabileceklerini henüz bilmiyorlarsa, “Organizasyonel Tasarım” çözümümüz doğru seçimdir.
Organizasyonel Tasarımın Aşamaları Nelerdir?
Vizyon & Strateji
İlk alt aşama,
diğer tüm organizasyonel tasarımlar için koşulları yaratır. İlk adım, kuruluş
için gelecekteki bir değer önerisini geliştirmektir. Tipik sorular şunlardır: Organizasyon
(iç veya dış) müşterilerine hangi katma değeri sunabilir? Rakiplerine kıyasla
hangi ayırt edici özellikleri vardır? Cevaplar akılda kalıcı bir ortak vizyonda
birleştirilir.
Yönetişim
İkinci bir alt aşamada, departman vizyonuna ulaşmak için gerekli iş süreçleri tanımlanır ve ayarlanır. Ayrıca, artık uygun bir organizasyon biçiminin seçilmesi gerekmektedir. Bir matris mi, sürü mü yoksa havuz organizasyonu mu yoksa çevik bir organizasyon şekli mi olmalı? Son adımda ise gerekli roller ve sorumluluklar tanımlanır.
Yetenekler
Gerekli roller ve sorumluluklar tanımlanıp koordine edildikten sonraki adım, çalışanların mevcut rolleri ve becerileri ile bir karşılaştırma yapmaktır. Amaç, ihtiyaç duyulan organizasyon becerileri ve mevcut durum hakkında şeffaflık elde etmektir.
İş Birliği
Dördüncü alt aşama, iç ve dış iş birliği modeli ile ilgilidir. Roller, sorumluluklar ve süreçler açısından iş birliğini tanımlamak veya uyarlamak önemlidir. Bu, iş birliğini roller, sorumluluklar ve süreçler açısından tanımlama veya uyarlamayı içerir (kim neyi, nasıl yapar?). Ek olarak, dış arayüzler tanımlanmalıdır, bunlar müşteri arayüzleri olabileceği gibi kendi organizasyonundaki komşu alanlar da olabilir. Örneğin, çevik bir organizasyon çevik iş birliği gerektirir.
Başarı Hikayesi: Bir havuz organizasyonunun tanıtımı
Bir Alman telekomünikasyon grubunun ürün yönetiminden müşterimiz, giderek daha dinamik bir pazar ortamı ve büyüyen bir sorumluluk alanı için gelecekte iyi bir konumda olmak istedi. Bu sebeple, organizasyonunu yeniden yapılandırmaya karar verdi.
CPC, fikirden uygulamaya geçişe eşlik etti. Departmandaki 300 çalışan ve yöneticinin %100 etkilenmesi ve sıkı bir zaman çizelgesi nedeniyle, yüksek düzeyde bağlılık ve büyük bir değişim istekliliği gerekiyordu. Ekip ve departman başkanları ortak bir hedef imajı oluşturduktan sonra, iş paketlerinde hedef organizasyonun rol ve sorumluluklarını, süreçlerini ve iş birliği modelini belirlediler. Seçilen çalışanlar, erken bir aşamada değişim danışmanı olarak eğitildi ve eylem alanlarını çalışan düzeyinde işlemek için belirli önlemleri başlatmak için kullanıldı. Bu sayede, gelecekte gerekli olacak tüm çalışanların ağ kurma ve kişisel inisiyatifi, dönüşümden önce zaten deneyimlenebilirdi.
Elde Edilen Fayda Nedir?
Entegre kurumsal tasarım ve değişim yönetimi yaklaşımımız sayesinde, etkilenen yöneticiler ve çalışanlar, dönüşümün en başından itibaren şekillendirilmesine dahil oldular.
Bu, gelecekteki organizasyonun çalışanların ihtiyaçlarına uygun olmasını sağlar. Ayrıca, bir havuz organizasyonunun kişisel sorumluluk ve öz-örgütlenme gibi önemli temel ilkeleri, dönüşümden önce zaten fark edilir.
Hedef kuruluş canlı yayına geçtiğinde, müşteri gelecekteki zorluklara hazırlandı ve sonraki dönüşüm aşamasına harici destek olmadan devam etmesi sağlandı. Alan, aynı zamanda bir hattan havuz organizasyonuna yeniden yapılanmak isteyen komşu alanlar için “mavi baskı” haline geldi.